Преговарање

Објавено на 25.10.2009 од Liljana Alceva

Една општа дефиниција за преговарањето гласи: Преговарањето е основно средство за да добиете она што го сакате од  останатите. Тоа е така дизајнирана комуникација со која се постигнува договор кога двете заинтересирани страни имаат заеднички но истовремено и спротивставени интереси.

Често пати во организациите менаџерите се соочуваат со ситуации кога треба да се справат со спротивставени гледишта на две или повеќе заинтересирани страни. Реакциите во такви ситуации најчесто зависат од моменталното расположение на поединците, од нивните лични гледишта за проблемот кои најчесто водат до зголемување на јазот. Решавањето на проблемот станува многу подалеку отколку на почетокот и се влошуваат релациите.

Процесот низ кој треба да се помина за да се приближат гледиштата и ставовите на заинтересираните страни е всушност преговарањето. Резултатот треба да биде спогодба, договор, продажба, победување или со еден збор постигнување на заедничкиот интерес за одредената работа.

Преговарањето како вештина е неопходно за секој успешен менаџер. Во сите функции што ги врши еден менаџер (планирање, екипирање и организирање, контрола и раководење), вештините на преговарање се неопходни. Преговарањето е особено значајно и во процесот на донесување одлуки.

Еден од најголемите проблеми при преговарањето без разлика дали станува збор за семејна расправија или мировен договор меѓу два завојувани народи е тоа што секоја страна во преговорите зазема позиција и истата ја брани со сите расположливи средства. Овој начин на преговарање е традиционален начин и уште се нарекува компетитивно преговарање или позиционирање (нагодување, “пазарење”).Често, постигнувањето согласност на овој начин води кон донесување лоши одлуки и договори. Кога преговарачите, заземајќи страна “се погодуваат”, тие практично се заклучуваат себеси на таа позиција. Колку повеќе преговарачот ја брани својата позиција од нападите на другата страна, тој станува с повеќе посветен и застанува цврсто зад своите ставови. Во тој случај, преговарачот, обрнува повеќе внимание на позицијата отколку на содржината за преговарање, па и договорот е понеповолен и за двете страни.

Заземањето позиции е неефикасен начин на постигнување договор. Го охрабрува преговарачот цврсто да ја држи својата страна и да прави многу мали отстапки само кога е потребно да продолжи процесот на преговарање. Сето ова одзема многу време и трошоците за постигнување договор растат исто како и ризикот договорот воопшто да не се постигне. Ова е особено сложено доколку во преговарањето се вклучени повеќе од две страни. Во таква ситуација, заземањето позиции води кон формирање непринципиелни групирања околу еден заеднички интерес кој најчесто е повеќе симболичен отколку суштински.

Во пракса менаџерите речиси секогаш, рутински практикуваат позициско нагодување. Тој/таа зазема позиција, се расправа околу тоа и на крајот прави спогодба за да се постигне компромис. Компромисот резултира со договор во кој и двете страни направиле отстапки но и наметнале свои услови. Често пати придобивката е помала од отстапката.

Познати два типа на традиционално преговарање: цврст и мек начин на преговарање.

Мекиот начин на преговарање се базира на принципот дека преговарачите се пријатели и верба во другата страна во преговорите. Овде се истакнува важноста на градење и негување релации со другата страна. Доколку другата страна исто така се залага за зачувување на добрите релации до договор се доаѓаа многу лесно. Но, фокусирањето кон зачувување добри и пријателски односи со другата страна во преговорите доведува до лоши, (“лигави”) договори. Посериозно, доколку менаџерот применува “мек” начин на преговарање, се доведува во позиција да изгуби во преговорите со некој кој е цврст во своите позиции. Доколку “цврстиот” преговарач инсистира на својата позиција па дури и врши притисок, а менаџерот кој практикува меко преговарање, инсистира само на постигнувањето на договор и постојано се повлекува од своите позиции, резултатот е крајно  неповолен договор за едната а многу поволни услови за другата страна.

Всушност мекиот начин на преговарање воопшто и не е преговарање. Менаџерот стартува од позиција на слабост и основна заложба е да го избегне конфликтот и да прифати било каков договор. При тоа тој/таа се води од позиција да постигне договор по секоја цена при што постојано нуди повластици и ја менува позицијата.

Од друга страна, цврстото преговарање се базира на принципот дека преговарачите се  противници а целта е победата. Во цврстото преговарање, менаџерот зазема позиција и ја чува истата, обидувајќи се да освои што е можно повеќе погодности за себе, не внимавајќи на својот однос кон другата страна во преговорите. Овде егото на преговарачот се идентификува со неговата позиција така што насоката на разговорот е во “разбивање на крајната линија ‘ на другата страна во преговорите користејќи притисоци.
Резултат е незадоволство, лоши одлуки и неповолни договори, но и растурени меѓучовечки релации.

Принципиелно преговарање

Се поставува прашањето кои од овие два типа на традиционално преговарање е поповолен, кога и двата не нудат добри резултати во надминувањето на конфликтите. На универзитетот Харвард во 1981 година, започнал да се спроведува истражувачки проект со кој требало да се најде најдобар начин на преговарање. Проектот е воден од Роџер Фишер и Вилијам Јури. Тие заедно со своите студенти и соработници се обиделе да дадат одговор на прашањето; како најефикасно да се постигне заедничко разбирање. Имајќи ги предвид слабите страни на традиционалното преговарање Фишер и Јури се фокусирале на четири главни точки: луѓето, интересите, можностите и критериумите.

Луѓето не се машини и тие имаат свои чувства од кои произлегуваат и нивните реакции, соодветно и при преговарањето. Водени од своите емоции, а како резултат на различно перципирање на работите, луѓето имаат тешкотии во комуницирањето. Во традиционалното преговарање, луѓето се закопуваат во своите позиции околу одредено прашање, при што започнуваат да се идентификуваат со позицијата не со суштината на недоразбирањето заради што преговараат. Со принципиелното преговарање, фокусот е на одвојување на луѓето од проблемот. Со тоа практично преговарачите ја трошат својата енергија напаѓајќи го проблемот, а не во напади еден со друг.  Затоа првото начело на принципиелното преговарање е: Разделување на луѓето од проблемот.

Интересите се всушност искажаните и неискажаните грижи, потреби, желби и стравови што произлегуваат од интеракцијата меѓу вклучените страни во конфликтот. Второто начело на принципиелното преговарање е: Фокус на интересот, не на позицијата. Заземањето позиција при преговарање всушност спречува да се добие она што  навистина сакаат преговарачите.  Компромисот меѓу позициите на вклучените страни во преговорите, не доведуваат до постигнување на задоволителен договор кој ќе ги отслика вистинските потреби. Во ситуација кога двајца менаџери од различни претпријатија треба да склучат купопродажен договор на пример, тие започнуваат со преговорите, со што купувачот зазема позиција да ја намали цената а продавачот да добие колку што е можно повисока цена за производот. Фокусирајќи се на своите позиции тие го забораваат заедничките интереси а тоа е: да се случи размената односно едната страна да го добие производ што и треба а другата да добие пари за продадениот производ.

Повеќе можности и опции за решавање на проблемот се клучот за задоволителен договор за двете страни.

Третото начело на принципиелното преговарање се заснова на фактот што оптимални решенија тешко се донесуваат особено кога се работи под притисок. Кога се бара само едно единствено решение за проблемот се намалува можноста за донесување на оптимално решение за двете страни во преговорите. Затоа во принципиелното преговарање преговарачите се насочени кон размислување за  дизајнирање поширок опфат на можни решенија. Третото начело на принципиелното преговарање гласи: испитај ги сите можни решенија за заедничка добивка.

Кога интересите на двете страни се крајно спротивставени, преговарачот треба да го применува четвртото начело на принципиелното преговарање а тоа е: секогаш користи објективни критериуми. Кога другата страна премногу инсистира на своите ставови, одговорот треба да биде во нудењето на неутрални, голи факти кои нема да бидат спротивни на аргументите на другата страна, ниту пак одраз на сопствените ставови. На тој начин се врши мала арбитража во преговарањето и се овозможува процесот да тече понатаму и да доведе до реално и разумно решение.

Четирите начела на принципиелното преговарање се релевантни и можат да се применуваат од моментот кога ќе се започне да се размислува за преговарање како можност за надминување на конфликти па се до постигнувањето на договор или до моментот кога преговорите ќе се откажат (пропаднат).

Фази на принципиелното преговарање

Процесот на принципиелното преговарање поминува низ три фази: анализа, планирање и расправа. Во фазата на анализирање, преговарачот всушност собира информации и врши дијагноза на ситуацијата, организира и размислува за состојбите. Во таа фаза преговарачот се обидува да ги разбере ставовите и интересите на другата преговарачка страна, нивните евентуални негативни (незгодни) реакции, нејасности во комуникацијата, но и да ги дефинира своите ставови и интереси и основните критериуми за преговарањето.

За време на фазата на планирање, преговарачот се обидува да даде одговор на повеќе прашања: Што ќе и предложи на другата страна за решавање на проблемите?; Што е најважно од сопствените интереси?; Кои се реалните цели и исходи од преговорите? Со еден збор собира идеи и одлучува што ќе прави при преговарањето.

Во третата фаза, расправата, кога двете преговарачки страни дискутираат и одат напред-назад во разговорите, треба да дојдат во состојба на разбирање на интересите на другата страна. Сите четири начела на принципиелното преговарање мора строго да се почитуваат. Во оваа фаза ќе се појават разлики во перципирањето, дополнителни несогласувања, па дури и лутина, но сите проблеми во комуникацијата мора точно и прецизно да се одредат и да се истакнат. Вклучените страни заеднички ги креираат опциите кои содржат предности и добивки за сите, и го бараат решението кое ќе се базира врз објективни стандарди за решавање на недоразбирањата.